Potrebbe capitare di chiedersi, guardando il codice a barre apposto sui prodotti messi in vendita in un esercizio commerciale, chi si occupa di decidere e posizionare il barcode, nonché quale sia la sua funzione.

Per poter rispondere a queste domande è necessario spiegare cos'è il sistema GS1. Il sistema GS1 è utilizzato per la codifica dei prodotti di largo consumo e permette alle aziende di identificare servizi, unità logistiche e commerciali, funzioni e luoghi relativi a tali prodotti in modo univoco.

Tale univocità è ottenuta usando numeri identificativi, che presentano la forma di un codice a barre. Mediante il codice a barre, i lettori ottici sistemati presso i punti vendita, possono registrare i prodotti in uscita, detraendoli dalla contabilità del magazzino, e fornire al cliente un conto preciso della propria spesa.

Il sistema GS1 ha ormai uno sviluppo mondiale, essendo quasi un milione le imprese che nel mondo si sono associate, fornendo così una testimonianza della universalità del sistema stesso.

SISTEMA GS1: VEDIAMOLO PIÙ NEL DETTAGLIO

Nel momento in cui una impresa aderisce al sistema GS1 diventa un associato e riceve il proprio GS1 Global Company Prefix, ossia il proprio prefisso GS1 aziendale, che diventerà il proprio codice identificativo univoco internazionale. Sarà, quindi, una sorta di codice fiscale o di partita iva, tuttavia accettata e riconosciuta in tutto il mondo.

Nella adesione al sistema GS1, inoltre, all'impresa vengono affidati mille numeri GS1 (EAN) - i quali conterranno il prefisso GS1 aziendale fornito in precedenza - che potranno essere attribuiti ai propri prodotti, così formando un codice identificativo univoco per gli stessi.

Tale codice identificativo univoco attribuito ai singoli prodotti, ed avente valore a livello internazionale, è il codice GTIN.
Vediamo, quindi, meglio di cosa si tratta, come ottenerlo, quali costi presenta e che vantaggi comporta.

CODICE GTIN: DI COSA SI TRATTA

Il Global Trade Item Number, noto con l'acronimo GTIN, è il termine che indica il codice GS1 che è stato assegnato alle unità imballo, alle unità consumatore, alle unità di vendita rispetto alle quali è possibile reperire informazioni utili a fini commerciali.

Il codice GTIN è, quindi, apposto sul prodotto singolo (unità consumatore), ad esempio una confezione di pasta, sul cartone contenente più prodotti (unità imballo) e sul pallet contenente più cartoni al cui interno ci sono i singoli prodotti (unità vendita).

COME SI OTTIENE IL CODICE GS1 (EAN).

Come ottenere il codice a barre GS1 per i propri prodotti?

Come è stato già precedentemente anticipato, il primo step per ottenere il codice GTIN - utile all'identificazione dell'unità consumatore - è conseguire il prefisso GS1 aziendale. Tale prefisso avrà valore globale, identificherà il proprietario del marchio, non indicherà la provenienza o l'origine del prodotto e sarà assegnato con Endicod-Ecr, oggi GS1 Italy, all'associata impresa.

Indicod-Ecr rimane la proprietaria del prefisso GS1 aziendale, la stessa impresa, quindi, si impegna all'utilizzo di tale prefisso seguendo le regole imposte dal sistema GS1.

Per ottenere il prefisso GS1 aziendale è necessario iscriversi alla Organizzazione Membro GS1, che in Italia è Endicod-Ecr appunto, direttamente sul sito internet corrispondente. Una volta compilato il modulo online, si riceverà a mezzo mail la conferma dell'iscrizione da parte di Endicod-Ecr, con tutte le ulteriori indicazioni per ultimare la richiesta.

Ultimata la procedura, si riceverà la comunicazione di attribuzione del prefisso GS1 aziendale, con cui identificare i propri prodotti.

LA PROCEDURA DI ASSEGNAZIONE DEL CODICE GS1

Come si attribuisce il codice a barre GS1 (EAN) ai propri prodotti.

Il procedimento di identificazione ed assegnazione dell'unità consumatore - ossia dei prodotti singoli commercializzati nei vari punti vendita - è semplice. Facciamo un esempio che possa meglio chiarire il meccanismo: l'azienda Tizio S.p.A. si iscrive online e riceve, a seguito di ultimazione dell'iscrizione, un prefisso GS1 aziendale da parte di Endicod-Ecr, ossia il 823045789. Tale prefisso n. 823045789 identifica l'azienda Tizio S.p.A. universalmente e univocamente, quale proprietaria del marchio.

All'azienda Tizio S.p.A. spetterà poi decidere gli ulteriori tre numeri (es. 421), che avranno la valenza di codice del prodotto, e l'ultimo numero (es. 6), che sarà la cifra di controllo. Questi numeri decisi dall'azienda varieranno in base ai prodotti, mentre il prefisso GS1 aziendale sarà l'unico a rimanere invariato.

L'azienda avrà la possibilità di attribuire fino a mille codici del prodotto (da 000 a 999), qualora necessitasse di più codici, potrà sempre inviare la richiesta alla Endicod-Ecr e riceverà un nuovo prefisso GS1 aziendale.

Usando il nostro esempio, quindi, l'azienda Tizio S.p.A. userà per la scatola di piselli da 100 gr il codice 823045789-421-6, dove: 823045789 è il prefisso GS1 aziendale; 421 è il codice prodotto deciso dall'azienda; e 6 è la cifra di controllo, sempre decisa dall'azienda.

COSA SUCCEDE IN CASO DI MODIFICA DEI PARAMETRI DEI PRODOTTI

Qualora alcuni dei parametri del prodotto dovessero cambiare - quali marca, dimensioni, varietà, tipo della confezione - si dovrà procedere all'assegnazione di un nuovo codice GTIN. Tuttavia, non è sempre detto che la modifica di determinati parametri debba per forza comportare anche la assegnazione di un nuovo codice GTIN.

Ad esempio, non è richiesta l'assegnazione di un nuovo codice nei seguenti casi: aggiunta di una ulteriore lingua, oltre a quella già presente, sulla confezione; piccole variazione della grafica; piccole modifiche del materiale di confezionamento del prodotto; piccole variazioni di quantità del prodotto; variazione del prezzo, sempre che questo non sia indicato sulla confezione del prodotto; inserimento di un codice sconto su coupon.

Invece, è prevista l'assegnazione di un nuovo codice qualora ci sia: sostituzione della lingua originariamente presente sulla confezione; modifica del nome del marchio; aumento delle dimensioni della confezione del prodotto superiore al 20%; modifiche relative al peso netto; inserimento del codice sconto applicato sulla confezione del prodotto; prodotto con quantità extra, c.d. bonus pack; inserimento di più prodotti all'interno della medesima confezione.

TIPOLOGIE DI CODICI A BARRE

Il sistema GS1 prevede varie tipologie di codici a barre: EAN, ITF, UPC, JAN e ISBN. Il codice EAN è utilizzato per l'Europa e prevede (solitamente, anche se ci sono eccezioni) un codice a 13 cifre, chiaramente il più noto per l'Italia ed è anche il codice di cui si è parlato sino ad ora. Il codice EAN è l'unico che potrà essere letto dagli scanner ottici presenti nei vari punti vendita.

Il codice ITF è composto da 14 cifre ed il codice utilizzato per le multiconfezioni; il codice UPC, invece, è composto da 12 cifre ed è utilizzato in Nord-America; il codice JAN è formato da 8 o 13 cifre ed è utilizzato in Giappone; il codice ISBN, infine, è il codice di 13 cifre utilizzato per i libri. Le barre dei codici vengono create appositamente da sistemi informatici.

Ci sono vari software, sia a pagamento che gratuiti, che permettono sia di generarle che di assegnarle ai singoli prodotti. Diversamente, ci si potrà affidare ad un tipografo. La qualità della stampa dei codici EAN è molto importante affinché un prodotto possa essere correttamente identificato.

PARLANDO DI COSTI

Così come previsto dallo Statuto, l'impresa che vorrà utilizzare il prefisso GS1 aziendale dovrà provvedere al pagamento di un contributo annuale e di una quota di iscrizione fissa, stabilita dall'Assemblea Generale.

Essendo una organizzazione senza scopo di lucro, l'importo delle suddette due quote verrà stabilito facendo riferimento a parametri oggettivi, quali, a titolo esemplificativo, il fatturato dell'azienda.

Facendo un esempio che meglio possa chiarire: qualora il fatturato della propria azienda sia fino a Euro 500.000,00, la quota di iscrizione sarà pari a Euro 300,00 e il contributo annuale sarà pari a Euro 95,00.

QUALI VANTAGGI COMPORTA IL CODICE GS1 (EAN)

L'idea relativa ai codici a barre è stata creata dagli studenti di ingegneria N. J. Woodland e B. Silver, i quali, in virtù dell'esigenza manifestata dal presidente di una azienda operante nel settore alimentare di automatizzare le operazioni di cassa, crearono il concetto di codice a barre.

Il codice a barre, quindi, nato dapprima al servizio dei negozi di genere alimentare, venne ben presto esteso ad ogni altro settore; questo perché, i benefici derivanti, furono fin da subito visibili e concernenti essenzialmente la migliore gestione dei dati, la riduzione dei costi e l'accessibilità.

Ad oggi, soprattutto in virtù dei miglioramenti apportati al barcode dall'avvento della rivoluzione tecnologica, i vantaggi derivanti dall'utilizzo del codice a barre - in particolare del codice GS1 (EAN) - sono decisamente aumentati.

Tra tali vantaggi si segnala la migliore accuratezza dei dati. L'inserimento di dati, infatti, permette alle imprese di creare report precisi ed effettuare previsioni sulle azioni future da effettuare e sui fabbisogni. Peraltro, i codici a barre riducono quasi del 90% il rischio di un errore umano nella raccolta di tali dati.

Ulteriore beneficio è la migliore efficienza: grazie ai codici a barre sarà possibile lavorare più velocemente senza, tuttavia, compromettere la precisione.

Inoltre, l'uso di codici a barre in ambiti industriali molto frenetici, consente di effettuare operazioni prevedibili e coerenti che migliorano la qualità dei prodotti unendo le varie funzioni di gestione dei dati.

I codici a barre poi aiutano le imprese ad avere una visione integrale delle proprie risorse; tra gli ulteriori vantaggi, infatti, si segnala un miglioramento nella gestione dei cespiti e dell'inventario. Infatti, le imprese, di norma, applicano un codice a barre per i propri beni, così da registrarne le condizioni, le caratteristiche e il numero. Inoltre, con la scansione del codice a barre apposto sulla confezione del prodotto o sull'imballaggio, l'impresa può aggiornare in tempo reale il proprio inventario.

Infine, si precisa che, il miglioramento che le imprese riscontrano a seguito dell'utilizzo di codici a barre, comprende anche il miglioramento del servizio offerto ai clienti, la riduzione del tempo di risposta dei fornitori e del costo lavoro, la diminuzione dei costi delle apparecchiature e numerosi risparmi economici derivanti da tutto quanto detto sopra.

Autore: Loris Modena

Loris Modena

SENIOR DEVELOPER

Per Ind Loris Modena titolare di Arte e Informatica, inizia a lavorare nel settore informatico nel 1989 quale sistemista addetto alla manutenzione e installazione di sistemi informatici. Inizia a programmare per il web nel 1997 occupandosi di programmazione CGI in PERL e successivamente passando alla programmazione in PHP e JavaScript. In questo periodo si avvicina al mondo Open source e alla gestione di server Linux. 

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