Semplificando nella maggioranza dei casi, dando per scontato l'uso di un sistema di conservazione sostitutiva, per esempio Aruba, Keliweb, Register, 2C Solution, ecc..
Con la fatturazione elettronica, sempre dal nostro gestionale emetteremo la fattura, questa volta però senza stamparla, la salveremo in locale sul nostro PC in formato XML a questo punto quel file XML al posto di mandarlo via email, lo caricheremo sul sistema di conservazione sostitutiva che abbiamo scelto che si occuperà di inviare la stessa al cliente e archiviarla. Questo è il ciclo ATTIVO.
Il ciclo passivo è molto più semplice, ai nostri fornitori daremo oltre la p.iva, anche la PEC e il nostro SDI. In questo modo il sistema di interscambio farà in modo di salvare la stessa direttamente nel nostro cassetto fiscale.
Se il nostro sistema di conservazione sostitutiva lo permette potremo dare accesso al nostro commercialista sia all'archivio delle fatture emesse che ricevute. E l'Agenzia delle Entrate avrà possibilità di effettuare i controlli in modo semplice e molto rapido e grazie al formato XML rd eseguire qualsiasi tipo di analisi delle stesse, cosa che con il cartaceo era complesso e richiedeva, molto tempo.
Ci saranno molti vantaggi pure per noi P.IVA, il primo è che il formato XML permette di importare velocemente le fatture dei nostri fornitori nel nostro gestionale. Sarà possibile effettuare per esempio il carico del magazzino con un semplice click, stessa cosa per la prima nota ecc..