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Il termine "bounce email" si riferisce a un'email che non è riuscita a raggiungere la casella di posta del destinatario e viene quindi restituita al mittente con un messaggio di errore. Questo "rimbalzo" può verificarsi per vari motivi, che generalmente vengono suddivisi in due categorie principali: hard bounce e soft bounce.
Hard Bounce: Questo tipo di rimbalzo si verifica quando l'email viene respinta in modo permanente, ad esempio perché l'indirizzo email del destinatario è inesistente, sbagliato o disattivato. È un problema serio perché indica che l'email non potrà mai essere consegnata a quell'indirizzo.
Soft Bounce: Questo tipo di rimbalzo è temporaneo e può essere causato da vari fattori, come una casella di posta piena o un problema temporaneo con il server del destinatario. In questi casi, l'email potrebbe essere recapitata con tentativi successivi.
Perché le email non esistenti (hard bounce) sono un problema nelle newsletter?
Se nella tua lista di contatti per la newsletter sono presenti molte email non esistenti o errate, questo può diventare un problema per diversi motivi:
Reputazione del Mittente: I provider di servizi email (ESP) monitorano il tasso di bounce delle tue email. Se la tua newsletter ha un elevato tasso di hard bounce, la tua reputazione come mittente ne risentirà. Una cattiva reputazione può portare i provider a filtrare le tue email, inviandole direttamente nella cartella spam o bloccandole del tutto.
Efficienza della Campagna: Inviare email a indirizzi non esistenti riduce l'efficacia della tua campagna. Paghi per inviare email che non verranno mai lette, e questo può rappresentare uno spreco di risorse.
Possibili Blacklist: Un tasso elevato di bounce potrebbe far sì che il tuo indirizzo IP venga inserito in una blacklist. Questo impedisce che le tue email raggiungano non solo gli indirizzi sbagliati, ma anche quelli validi.
Ricordiamo che se si inviano molte email a account email gratuiti e molto diffusi come libero.it, aruba.it, gmail.com un numero elevato di hard bounce verso uno di questi ISP può essere interpretato come un'azione di spam, come se tentassimo di inviare email non richieste a utenti di cui non abbiamo mai ottenuto il consenso e di cui non abbiamo realmente l'email e tentiamo di indovinarla. La nostra newsletter può anche perdere reputazione se molti utenti di questi ISP segnalano la nostra email come indesiderata.
Come limitare il problema delle email non esistenti?
Per ridurre il problema delle email non esistenti e migliorare l'efficacia delle tue newsletter, puoi adottare diverse strategie:
Verifica degli Indirizzi Email: Usa strumenti di verifica degli indirizzi email prima di inviare la tua newsletter. Questi strumenti possono identificare indirizzi email non validi, evitando che tu li inserisca nella tua lista. Per esempio: zerobounce.net
Double Opt-In: Implementa un processo di double opt-in per la tua newsletter. In questo modo, gli utenti dovranno confermare la loro iscrizione tramite un link inviato alla loro casella di posta, riducendo la possibilità di errori nell'indirizzo email.
Pulizia Periodica della Lista: Rimuovi regolarmente dalla tua lista gli indirizzi che generano hard bounce. Questo ti aiuterà a mantenere la lista aggiornata e a preservare la tua reputazione come mittente. Tale operazione è anche consigliata dal garante della privacy, secondo il principio di "minimizzazione dei dati" e andrebbe effettuata annualmente, è palesemente inutile inviare email a chi non ha mostrato nessun interesse per parecchi mesi o addirittura anni. Molto utile a tale scopo è il nostro modulo GDPR Data Minimizer
Monitoraggio delle Campagne: Analizza i rapporti delle tue campagne per identificare rapidamente eventuali problemi con i bounce e agire di conseguenza.
Conclusioni
Quando inviamo email massive è importante tenere presente che la manutenzione della lista dei contatti è importantissima, non è un fattore strettamente legato al GDPR, ma anche tecnico, troppe bounce email, ma anche troppi contatti non interessati, rendono l'email che usiamo per l'invio, il relativo dominio usato per l'email e lo stesso IP pubblico del server percepito come non affidabile e quindi le comunicazioni inviate non giungeranno a destinazione o saranno contrassegnate come spam.
Per questo anche servizi specifici allo scopo come Brevo, MailUP, TurboSMTP, ecc.. possono bloccare il nostro account, se la nostra lista contiene troppi indirizzi non esistenti o che sono rifiutati dal ricevente. L'invio massivo di email è molto delicato, molti ISP possono anche bloccare le porte SMTP se rilevano un invio massivo di email da un determinato IP pubblico.
È quindi molto importante:
- Tenere le liste aggiornate e pulite, rimuovendo soprattutto email non più esistenti, utenti che hanno richiesto di essere rimossi o che da molto tempo non interagiscono più alle comunicazioni.
- Non inviare tutte le email in blocco, scaglionare l'invio a piccoli blocchi di utenti. Targettizzando meglio le stesse, dividendo la nostra lista in più liste in base agli acquisti effettuati o altri parametri. Se inviamo 10.000 email in pochi minuti, il nostro stesso ISP può bloccare la porta SMTP per attività sospetta.
- Controllare sempre le statistiche in particolare i report riguardo alle email non arrivate a destinazione.
Riguardo al punto 2 e 3, l'ideale è riuscire a capire anche l'orario migliore di inviare la nostra email di comunicazione a determinate liste, può fare un'enorme differenza, quando e dove la nostra email viene letta.
Questi consigli valgono non solo per l'email ma per qualsiasi metodo di invio, anche l'invio tramite SMS o WhatsApp, sono soggetti alla stessa problematica, per esempio se inviamo molti messaggi a utenti non esistenti di WhatsAPP o molti di loro ci contrassegnano come non desiderati, potremmo vederci bannare a vita il nostro account dal servizio, senza nessuna possibilità di recuperalo.
Quindi ricapitolando non è una questione di GDPR. Le nostre stesse comunicazioni se interpretate come moleste, possono ottenere l'effetto contrario, disincentivare l'acquisto sul nostro ecommerce, perché poi tartassiamo di pubblicità e offerte. Molti utenti per provare nuovi servizi, ma anche per il primo acquisto, usano email temporanee che poi scadendo aumentano la percentuale di bounce, del problema ne abbiamo parlato qui.
Autore: Loris Modena
SENIOR DEVELOPER
Per Ind Loris Modena titolare di Arte e Informatica, inizia a lavorare nel settore informatico nel 1989 quale sistemista addetto alla manutenzione e installazione di sistemi informatici. Inizia a programmare per il web nel 1997 occupandosi di programmazione CGI in PERL e successivamente passando alla programmazione in PHP e JavaScript. In questo periodo si avvicina al mondo Open source e alla gestione di server Linux.